Tutorial zur PDF-Erstellung

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Anleitungen zur Konvertierung aus Format:  MS Word | MS Word 2007/2010/2013 | Libre-/OpenOffice | LaTeX
PDF-Erstellung mit freier Software:  PDFCreator
Zusätzliche Informationen zur Publikationsvorbereitung:  Farbmanagement | Barrierefreie Dokumente | Weitere Aufbereitung des Dokumentes

1 Archivierungsfähigigkeit von PDF-Dokumenten

Nicht jedes Dokument im Portable Document Format eignet sich für die Online-Veröffentlichung und die langfristige Archivierung.

Der Universitätsverlag akzeptiert PDF-Dateien, die konform mit dem Archivformat PDF/A (ISO 19005-1:2005) oder den Druckstandardformaten PDF/X-3 bzw. PDF/X-4 sind. Seit September 2005 ist PDF/A ein stabiler, international akzeptierter ISO-Standard für die Langzeitarchivierung. Ein PDF/A-konformes Dokument muss auf verschiedenen Computern mit unterschiedlichen Betriebssystemen und unter verschiedenen Druckumgebungen den Inhalt visuell gleich reproduzieren können. Deshalb müssen z.B. alle Schriften und Farbprofilinformationen in das Dokument eingebettet sein. Für die Erzeugung, Verarbeitung und Validierung sind freie und proprietäre Werkzeuge erhältlich. Ähnliches gilt für die PDF/X-Standards für die Druckindustrie.

PDF/A- und PDF/X-konforme Dateien lassen sich z.B. mit Adobe Acrobat Professional oder dem kostenlosen ..> PDFCreator erstellen. Auch bieten viele Satzprogramme bereits einen direkten Export in diese Formate an, z.B. OpenOffice.org (ab Version 3.0), Adobe Indesign CS 3, Corel Draw Graphics Suite X4 oder Microsoft Office 2007 (ab Service Pack 2). Informieren Sie sich über die Möglichkeiten Ihrer Software (z. B. Konsultation der Hilfe oder Druckoptionen des Programms).

Im Folgenden finden Sie Anleitungen für die PDF-Erstellung aus den üblichsten Textsatzprogrammen.

2 Anleitung zur PDF-Erstellung für Microsoft Word-Dokumente

2.1 Konvertierung mit Adobe Acrobat (ab Version 7)

Verwenden Sie zur Erstellung einer PDF/A-Datei folgende Adobe-Acrobat-Einstellungen:

  1. PDF/A-/PDF/X-Konvertierung mit dem Adobe Acrobat PDF-Maker
    Word-Navigationsleiste: Adobe PDF --> Konvertierungseinstellungen ändern --> PDF-Maker-Einstellungen umstellen von Standard auf PDF/X-3:2002 (für Druck optimiertes PDF) oder PDF/A-1b:2005 (RGB) (für Onlinepublikation optimiertes PDF).

  2. PDF/A-/PDF/X-Konvertierung mit dem Adobe Acrobat Distiller
    Bearbeiten --> Grundeinstellungen --> Kategorie: in PDF konvertieren --> Button Einstellungen bearbeiten: Adobe PDF-Einstellungen: PDF/A-1b:2005 (RGB) (für die Onlinepublikation optimiertes PDF).

    Sie können den Distiller auch für die PDF-Erstellung aus anderen Anwendungen nutzen, z. B. für den Export von Diagrammen nach PDF.

2.2 Anleitung zur PDF-Erstellung aus Microsoft Word 2007/2010/2013

Mit Microsoft Word 2010/2013 lassen sich PDF/A-kompatible Dateien direkt aus der Anwendung erzeugen:

Zur PDF-Erstellung in der Schaltfläche „Datei“ „Speichern unter“ wählen --> PDF --> Optionen: bei PDF-Optionen „ISO-19005-1-kompatibel (PDF/A)“ auswählen

Auch mit Microsoft Word 2007 haben Sie die Möglichkeit, Worddokumente im PDF-Format mit PDF/A-Einstellungen zu exportieren. Dazu ist unter dem Betriebssystem Windows XP die Installation von Service Pack 2 oder des Add-Ins „Speichern unter PDF oder XPS“ erforderlich, erhältlich u. a. unter:
http://www.chip.de/downloads/Add-in-fuer-Office-2007-Speichern-unter-PDF-oder-XPS_23066541.html

2.3 Konvertierung mit dem Tool PDFCreator

Als Alternative zum kostenpflichtigen Adobe Acrobat empfehlen wir die unter einer freien Lizenz veröffentlichte Software PDFCreator.

Download unter
http://www.pdfforge.org/products/pdfcreator

Die PDF-Erstellung erfolgt wie beim Acrobat Distiller über einen Druckertreiber.

Zur Erstellung eines PDF in Word unter Datei: „Drucken“ auswählen und im Dialog den Drucker „PDFCreator“ auswählen --> Im Dialog des PDFCreators „Speichern“ --> Formatauswahl:
PDF/A (für die Onlinepublikation optimiertes PDF).

Sie können das Tool auch für die PDF-Erstellung aus anderen Anwendungen nutzen, z. B. für den Export von Diagrammen nach PDF.

3 Anleitung zur PDF-Erstellung aus Libre-/Open Office

Ab OpenOffice.org 3.0 können Sie direkt aus der Anwendung PDFs mit PDF/A-Einstellungen exportieren.

Datei --> Exportieren als PDF... --> unter Allgemein "PDF/A-1" auswählen (Graphikoptionen: optimiert für JPEG-Komprimierung, Qualität: min. 90 %, Auflösung nicht unter 300 dpi)

Die Bürosuiten können unter folgenden Adressen heruntergeladen werden:
Libre Office: https://de.libreoffice.org/
Open Office: http://www.openoffice.org/de/

4 Anleitung zur PDF-Erstellung aus LaTeX

4.1 Automatische Erzeugung von internen Hyperlinks und Bookmarks im PDF-Dokument und Einbindung bibliographischer Angaben

Bitte Verwenden Sie das Paket hyperref zur automatischen Erzeugung der Lesezeichenleiste und interner Hyperlinks mit folgenden Optionen:

\usepackage[ps2pdf,a4paper,breaklinks,bookmarksnumbered]{hyperref}

Bei der Verwendung von pdfTeX statt der Option ps2pdf die Option pdftex verwenden.

Der Befehl \hypersetup fügt zusätzlich bibliographische Metadaten in das PDF ein:

\hypersetup{
pdfauthor={Vorname Nachname},
pdftitle={Titel Ihrer Arbeit},
pdfsubject={Dissertation},
pdfkeywords={Schlagwort1 | Schlagwort2 | Schlagwort3 | Schlagwort4 | Schlagwort5}
}

4.2. Wege der Kompilierung

Die Parameter für die Ausgabe sind abhängig vom von Ihnen gewählten Ausgabesystem:

4.2.1 pdfTeX

Bei der Verwendung des Konvertierungsbefehls pdflatex werden automatisch alle für den Druck notwendigen Schriftinformationen des TeX-Quellcodes eingebettet.

ACHTUNG!!! Bei eingebetteten Graphiken werden die für die Anzeige oder den Druck nötigen Informationen nur dann integriert, wenn bereits in den verknüpften Dateien alle notwendigen Informationen enthalten sind.
Achten Sie deshalb bei der Erstellung der Graphikdateien auf die Einhaltung des PDF/A- bzw. PDF/X-Standards, insbesondere hinsichtlich der Einbettung aller Schriften, z.B. durch die Verwendung eines PDF/A- oder PDF/X-fähigen Druckertreibers wie dem freiem Tool ..> PDFCreator.

4.2.2 Kompilierungskette dvi --> ps --> pdf

4.2.2.1 Umwandlung von Type-3- in Type-1-Schriften mit dem Programm dvips

Standardmäßig verwendet LaTeX Postscript-Fonts vom Type 3 (Bitmap). Da Type-3-Schriften nicht skalierbar sind, ist die Bildschirmdarstellung der daraus (mit dvips oder ps2pdf) erstellten PDF-Dateien im Acrobat Reader grobkörnig und unleserlich. Es ist deshalb erforderlich, diese Fonts durch skalierbare Postscript-Type-1-Zeichensätze zu ersetzen. Dazu kann im einfachsten Fall dem Programm dvips die Option -P pdf übergeben werden.

Sie können die Datei auf das Vorhandensein von Type 3-Fonts prüfen, indem Sie im Adobe Reader im Dialog Eigenschaften [STRG-D] die Registerkarte Schriften aufrufen.

Beispielparameter für ein Dokument in TeXnicCenter:

-P pdf "%Bm.dvi"

Die obige Befehlszeile eingeben unter:
Ausgabe --> Ausgabeprofil definieren --> LaTeX -> PS -> PDF (Nachbearbeitung) --> dort DviPs (PDF) wählen und das Kommando in das Feld Argumente einfügen --> mit dem geänderten Ausgabeprofil das PDF neu kompilieren

4.2.2.2 Schrifteinbettung mit dem Programm ps2pdf

Dem Konvertierungswerkzeug ps2pdf von Ghostscript folgende Parameter übergeben:

-dSubsetFonts=true -dEmbedAllFonts=true
und/oder
-dPDFSETTINGS=/prepress

Die Verwendung dieser Parameter bewirkt die Inklusion aller Schriftinformationen in das PDF.

Beispielparameter für ein Dokument im Seitenformat A4 in TeXnicCenter:

-sPAPERSIZE=a4 -dSAFER -dBATCH -dNOPAUSE -sDEVICE=pdfwrite -dPDFSETTINGS=/prepress -dMaxSubsetPct=100 -dSubsetFonts=true -dEmbedAllFonts=true -sOutputFile="%bm.pdf" -c save pop -f "%bm.ps"

Die obige Befehlszeile eingeben unter:
Ausgabe --> Ausgabeprofil definieren --> LaTeX -> PS -> PDF (Nachbearbeitung) --> dort Ghostscript (ps2pdf) wählen und das Kommando in das Feld Argumente einfügen --> mit dem geänderten Ausgabeprofil das PDF neu kompilieren

4.2.3 XeTeX/LuaLateX

Zur Nutzung der LaTeX-Erweiterung XeTeX benötigen Sie einen unicodefähigen LaTeX-Editor, z. B. Texmaker (plattformunabhängig), Kile (Linux) oder TeXnicCenter ab Version 2.0 (MS Windows).

Bei der Verwendung des Konvertierungsbefehls xelatex werden automatisch alle für den Druck notwendigen Schriftinformationen des TeX-Quellcodes eingebettet.

ACHTUNG!!! Bei eingebetteten Graphiken werden die für die Anzeige oder den Druck nötigen Informationen nur dann integriert, wenn bereits in den verknüpften Dateien alle notwendigen Informationen enthalten sind.
Achten Sie deshalb bei der Erstellung der Graphikdateien auf die Einhaltung des PDF/A- bzw. PDF/X-Standards, insbesondere hinsichtlich der Einbettung aller Schriften, z.B. durch die Verwendung eines PDF/A- oder PDF/X-fähigen Druckertreibers wie dem freiem Tool ..> PDFCreator.

Weitere Informationen zur Erzeugung von PS und PDF aus (La)TeX:
Anleitung des Rechenzentrums der TU Berlin
Beuermann, Sascha: Erstellung von leistungfähigen PDF-Dokumenten mit LATEX und den Paketen hyperref sowie thumbpdf. - Hannover : Univ., 2002

5 Farbmanagement

Für die Optimierung der Farbausgabe ist die Nutzung der Möglichkeiten des Color Managements bereits bei der Dokumentbearbeitung und bei der PDF-Erstellung zu empfehlen. Dann werden die Farben beim Druck genauso ausgegeben, wie sie z. B. an einem kalibrierten Monitor definiert wurden.

Verwenden Sie für das Farbmanagement bitte möglichst die folgenden Profile der European Color Initiative (ECI):

  • medienneutrales Farbprofil: eciRGB_v2

  • CMYK-Profil für den Druck: ISOcoated_v2_eci

Die icc-Profile können unter http://www.eci.org/doku.php?id=de:downloads heruntergeladen werden.

6 Leitfaden zur Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente

Bei der Forderung nach der Bereitstellung barrierefreier Dokumente auf dem Publikationsserver geht es um die möglichst uneingeschränkte Nutzungsmöglichkeit des Informationsangebotes für in ihrer Sehfähigkeit beeinträchtigte Menschen.

Einen Leitfaden mit Hinweisen zur Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente finden Sie unter
http://www.access-for-all.ch/ch/barrierefreiheit/barrierefreie-pdf-dokumente.html

7 Weitere Aufbereitung des Dokumentes

Zur Vorbereitung der Publikation bitten wir Sie um die Ergänzung folgender Informationen in der PDF-Datei:

  • Erstellen Sie zur besseren Navigation im Dokument eine Lesezeichenleiste:
    Lesezeichen-Fenster öffen (Lesezeichen-Reiter links anklicken) --> im Text Überschrift jeweils mit der Maus markieren --> neues Lesezeichen [STRG-B] --> fügt Lesezeichen ein
    Nutzen Sie gegebenfalls hierfür die Unterstützung der Poolbetreuer der ZEIK.
    Die manuelle Erstellung der Lesezeichen ist bei der Nutzung der Textverarbeitungsprogramme Microsoft Word und OpenOffice.org nicht erforderlich, wenn die Überschriften mit den korrekten ..> Formatvorlagen ausgezeichnet sind. Bei der Verwendung von LaTeX werden die Bookmarks durch die Einbindung des Paketes ..> hyperref automatisch erzeugt.

  • Füllen Sie die offenen Felder unter dem Punkt Datei --> Dokumenteigenschaften (in Adobe Acrobat: [STRG-D]) --> Beschreibung aus (Speichern nicht vergessen).

  • Melden Sie Ihre Arbeit danach zur Veröffentlichung auf dem Publikationsserver der Universität an: http://pub.ub.uni-potsdam.de/ --> Publizieren. Weitere Informationen zum Publikationsverlauf finden Sie in der Checkliste zum Online-Publizieren


Weitere Hinweise zur Formatierung eines für die Online-Veröffentlichung geeigneten Dokumentes und zur Erstellung einer druckfähigen Vorlage finden Sie unter:
http://opus.kobv.de/ubp/doku/formate.php

Wenn Sie darüber hinaus Fragen und Anregungen haben, wenden Sie sich bitte jederzeit an den Universitätsverlag Potsdam ..> Kontakt


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