Dateiformate

Einreichen einer Publikation (Checkliste) | PDF/A-Erstellung
Formate:  PDF | HTML | Microsoft Word | Star-/OpenOffice | LaTeX
Formatierung und Layout:  Arbeit mit Formatvorlagen | Verwendung von Dokumentvorlagen | Layout und Gestaltung

Für jedes Dokument, das auf dem Publikationsserver veröffentlicht werden soll, ist die Einreichung von Dateien (via  Anmeldeformular) nötig. Im Folgenden erfahren Sie, welche Dateiformate für die Publikation notwendig sind bzw. bevorzugt akzeptiert werden. Außerdem finden Sie Informationen über die vereinfachte Formatierung Ihres Dokumentes durch die Verwendung von Dokumentvorlagen.

Inhalt

1 Präsentationsformate
1.1 PDF
1.2 HTML

2 Erstellungsformate
2.1 Verwendung von Formatvorlagen
2.2 Schreiben unter Verwendung einer Dokumentvorlage
2.2.1 Formatierung mit der DissOnline-Dokumentvorlage
2.2.2 Layout bei Dokumentvorlagen
2.3 Farbmanagement
2.4 Anforderungen an die Einreichung gängiger Erstellungsformate
2.4.1 Microsoft Word
2.4.2 Star-/OpenOffice
2.4.3 LaTeX

3 Archivformate
3.1 PDF/A (ISO 19005-1:2005)
3.2 ODF (ISO/IEC 26300:2006)
3.3 DiML
3.4 XHTML

1 Präsentationsformate

Präsentationsformate sind die Dateiformate, in denen die Dokumente über den Publikationsserver im Internet bereit gestellt werden.

1.1 PDF

Die Publikation der digitalen Dokumente auf dem Publikationsserver erfolgt in der Regel im PDF-Format (Portable Document Format). Ein Dokument sollte grundsätzlich aus einer PDF-Datei bestehen. Nur in Ausnahmefällen bei sehr großen Dokumenten kann der Inhalt in mehrere Dateien aufgeteilt werden, z.B. die Separation des Haupteils einer Arbeit vom Anhang.

PDF/A- und PDF/X-konforme Dateien lassen sich z.B. mit Adobe Acrobat Professional oder dem kostenlosen  PDFCreator erstellen. Auch bieten viele Satzprogramme bereits einen direkten Export in diese Formate an, z.B. OpenOffice.org (ab Version 3.0), Adobe Indesign CS 3, Corel Draw Graphics Suite X4 oder Microsoft Office 2007 (ab Service Pack 2). Informieren Sie sich über die Möglichkeiten Ihrer Software (z. B. Konsultation der Hilfe oder Druckoptionen des Programms).

Gehen Sie bei der Konvertierung der Dateien bitte wie im  Tutorial zur PDF-Erstellung beschrieben vor.

1.2 HTML

Auf dem Publikationsserver können auch Dokumente in HTML (Hypertext Markup Language) publiziert werden. HTML ist das Standard-Präsentationsformat für Dokumente im Internet. Veröffentlicht wird W3C-konformes HTML bzw. XHTML:

Aktuelle HTML-Standards

• HTML 4.01 (24. Dezember 1999)

• XHTML 1.1 (31. Mai 2001)

Quelltext, der der jeweiligen strict.dtd entspricht, wird bevorzugt veröffentlicht.

Die Verwendung von XHTML erlaubt die Einbettung von prozessierbaren Anwendungsinformationen in das Dokument, z.B. die Einbindung bibliographischer  Mikroformate oder Kontaktinformationen ( FOAF - Friend of a Friend-Profile in XML und RDF). Dokumente im Format XHTML sind neben ihrer Darstellung im Browser bzw. für den Druck auch für die  Archivierung geeignet.

Hinweis: Bei Verwendung der standardisierten Dokumentvorlage für Dissertationen des DFG-Projektes "Dissertationen Online" kann auf Wunsch neben dem PDF eine HTML-Fassung veröffentlicht werden. Diese Fassung wird vom Verlag hergestellt und ist momentan nur für Dokumente möglich, die in Microsoft Word oder Star-/OpenOffice verfasst wurden. Ein Beispieldokument finden Sie  hier.

2 Erstellungsformate

Die Publikationen werden zusätzlich im jeweiligen Erstellungsformat (Urformat des Dokumentes) und gegebenenfalls in einem Archivformat zur Erhaltung und Sicherung der Dokumente für die Zukunft nichtöffentlich im Publikationssystem archiviert.

Als Erstellungsformate werden alle Formate der gängigen Textverarbeitungs- und -satzprogramme, z. B. auch LaTeX akzeptiert. Sofern Ihre Arbeit im Urformat aus mehreren Dateien besteht, bitten wir Sie, diese in eine ZIP- oder TAR.GZ-Datei zusammenzufassen und bei der Anmeldung mit hochzuladen. Bitte vergessen Sie nicht, auch die mit dem Hauptdokument verknüpften und eingebetteten Dateien einzureichen, z. B. Graphikdateien oder Tabellen und Diagramme aus Tabellenkalkulationen wie Microsoft Excel sowie alle verwendeten Fonts (z. B. .ttf), die nicht Windowsstandardschrift sind.

Bitte setzen Sie sich mit uns in Verbindung ( Kontakt), falls das Hochladen auf den Server wegen Überschreitens der Dateigröße (> 50 MB) nicht möglich ist.

2.1 Verwendung von Formatvorlagen

Mit Hilfe von Formatvorlagen wird einer logischen Texteinheit ein entsprechendes Strukturelement (z. B. Überschrift, Bildbeschriftung, Zitation, Autor usw.) zugewiesen. Die logische Auszeichnung bewirkt die Beschreibung eines Textdokumentes in Form einfacher semantischer Annotationen. Auf diese Weise lassen sich unaufwendig einzelne Strukturelemente, z. B. nur die Überschriften oder alle bibliographischen Angaben im Dokument identifizieren und automatisiert weiterverarbeiten.

Sie können dann z. B. auf einfache Weise:

• ein Inhaltsverzeichnis aus den Überschriften automatisch erstellen oder

• das Layout eines Strukturelementes durch Zuweisung in der Formatvorlage für das gesamte Dokument ändern.

2.2 Schreiben unter Verwendung einer Dokumentvorlage

Eine verbesserte und einheitlichere Formatierung wird durch die Verwendung einer standardisierten Dokumentvorlage erreicht.

Speziell für Dissertationen, Habilitationen und andere akademische Abschlussarbeiten wurden innerhalb des DFG-Projektes "Dissertationen Online" von der Humboldt-Universität zu Berlin Dokumentvorlagen für Microsoft Word (XP/2003/2007), Star-/OpenOffice und LaTeX entwickelt. Die Auszeichnung der Strukturelemente erfolgt menugesteuert, wodurch die Arbeit gegenüber der manuellen Auszeichnung in der Textverarbeitung vereinfacht wird. Zudem wird die Archivierbarkeit Ihrer Publikation verbessert, da an gleich strukturierte Dokumente einheitliche Erhaltungsmaßnahmen angeknüpft werden können.

2.2.1 Formatierung mit der DissOnline-Dokumentvorlage

Anleitungen zur Verwendung der Dokumentvorlagen werden von der Arbeitsgruppe Elektronisches Publizieren der Humboldt-Universität zu Berlin zur Verfügung gestellt:

 Beschreibung der Dokumentvorlage mit Übungen
(PDF-Datei)

2.2.2 Layout bei Dokumentvorlagen

Die Verwendung einer Dokumentvorlage bedeutet nicht, dass das Layout des Dokumentes (d. h. dessen typographische Gestalt) festgelegt ist. Sie können den Strukturelementen Stile zuweisen und haben so weiterhin die Freiheit typographische Eigenschaften des Textes, z.B. den Satzspiegel, die Schriftarten, Schriftgrößen, Absatz- und Zeilenabstände, Bildposition, Tabellengestaltung und dergleichen selbst zu bestimmen. Durch die Formatvorlagen ist es jedoch wesentlich einfacher, ein konsistentes Layout zu entwerfen, da die Änderung eines Layoutelmentes einer Formatvorlage die Umformatierung sämtlicher mit dieser Vorlage ausgezeichneter Textteile bewirkt. So lässt sich z. B. durch eine einzige Anpassung die Schriftart, der Zeilenabstand oder die Schriftgröße für alle Abbildungsbeschriftungen ändern.

Es empfiehlt sich daher:

• die Struktur durch Zuweisen der Formatvorlagen von Anfang an zu bestimmen und

• mit dem eigentliche Layout (dem Aussehen der Arbeit) die Textarbeit abzuschließen.

2.3 Farbmanagement

Für die Optimierung der Farbausgabe ist die Nutzung der Möglichkeiten des Color Managements bereits bei der Dokumentbearbeitung empfehlenswert. Durch Farbmanagement ist eine kontrollierte Darstellung der Farben am Bildschirm und beim Druck möglich, wie sie z. B. an einem kalibrierten Monitor definiert wurden.

Verwenden Sie für das Farbmanagement bitte möglichst die folgenden Profile der European Color Initiative (ECI):

• medienneutrales Farbprofil: eciRGB_v2

• CMYK-Profil für den Druck: ISOcoated_v2_eci

Die icc-Profile können unter http://www.eci.org/doku.php?id=de:downloads heruntergeladen werden.

2.4 Anforderungen an die Einreichung gängiger Erstellungsformate

2.4.1 Microsoft Word

Bitte laden Sie bei der Anmeldung alle Worddokumente (Dateiendung .doc, .docx bzw. .odt) auf den Server hoch. Sollten Sie die Kapitel auf einzelne Dateien aufgeteilt haben, können Sie diese in einem ZIP-Archiv zusammenfassen. Bitte vergessen Sie nicht, auch die mit dem Hauptdokument verknüpften und eingebetteten Dateien einzureichen, z. B. Graphikdateien oder Tabellen und Diagramme aus Tabellenkalkulationen wie Microsoft Excel sowie alle verwendeten Fonts (z. B. .ttf), die nicht Windowsstandardschrift sind.

Wenn Sie das Dokument in Microsoft Word verfasst haben, verwenden Sie bitte bereits zu Beginn der Bearbeitung  Formatvorlagen bzw. die über DissOnline bereitgestellte  Dokumentvorlage für Microsoft Worddokumente.

Download der Dokumentvorlage für Microsoft Word (XP/2003/2007)

 Installationsprogramm der Dokumentvorlage für alle Windowsnutzer
(ausführbare exe-Datei)
 Dokumentvorlage zur manuellen Installation für MacOS und Windows
(dot-Datei)

Eine Anleitung zur Verwendung der Dokumentvorlage hat die Arbeitsgruppe Elektronisches Publizieren der Humboldt-Universität zu Berlin zur Verfügung gestellt:

 Beschreibung der Dokumentvorlage mit Übungen
(PDF-Datei)

Hinweis: Ein mit der DissOnline-Vorlage ausgezeichnete Arbeit in Microsoft Word kann von uns in das Archivformat  DiML und eine  HTML-Fassung konvertiert werden, wenn Sie dies wünschen.

2.4.2 Star-/OpenOffice

Bitte laden Sie bei der Anmeldung alle Star-/OpenOffice-Dokumente (Dateiendung .odt) auf den Server hoch. Sollten Sie die Kapitel auf einzelne Dateien aufgeteilt haben, können Sie diese in einem ZIP-Archiv zusammenfassen. Bitte vergessen Sie nicht, auch die mit dem Hauptdokument verknüpften und eingebetteten Dateien einzureichen, z. B. Graphikdateien oder Tabellen und Diagramme aus Tabellenkalkulationen wie OpenOffice.org Calc sowie alle verwendeten Fonts (z. B. .ttf), die nicht Windowsstandardschrift sind.

Wenn Sie Ihre Arbeit mit dem Textverarbeitungssystem Star-/OpenOffice für Windows, MacOS und Linux abfassen, sollten Sie Formatvorlagen bzw. eine Dokumentvorlage benutzen. Zu den Vorteilen der Benutzung von Dokumentvorlagen und die Erstellung eines Layouts beachten Sie bitte die Hinweise unter
 Arbeit mit Formatvorlagen. Sie können das Dokument auch später mit den Vorlagen nachbearbeiten.

Wir empfehlen Ihnen die Benutzung einer Dokumentvorlage, da die Auszeichnung mit vorgegebenen Strukturelementen und die Steuerung über ein Menu einfacher ist, als die manuelle Zuweisung in Star-/OpenOffice und uns die Archivierung erleichtert. Eine Dokumentvorlage für Star-/OpenOffice wurde von der Humboldt-Universität zu Berlin erstellt.

 Dokumentvorlage für StarOffice ab V 7.0 oder OpenOffice 1.1
( dissertation-hu.stw)
 Beschreibung der Dokumentvorlage mit einigen Übungen
( dissertation-stw-man.pdf)

Hinweis: Ein mit der Dokumentvorlage der Humboldt-Universität zu Berlin ausgezeichnete Arbeit in Star-/OpenOffice kann von uns in das Archivformat  DiML und eine  HTML-Fassung konvertiert werden, wenn Sie dies wünschen.

2.4.3 LaTeX

Reichen Sie bei der Anmeldung bitte alle Dateien zusammengefasst in einer zip- oder tar.gz-komprimierten Containerdatei ein, die zur Kompilierung eines neuen Ausgabeformates notwendig sind, insbesondere die Grafik-Dateien, alle tex- und bibTeX-Files und gegebenenfalls zusätzliche sty- und Font-Dateien.

Verwendung einer LaTeX-Dokumentvorlage

Wir empfehlen Ihnen die Benutzung einer Dokumentvorlage, da die Auszeichnung mit vorgegebenen Strukturelementen einfacher ist und uns die Archivierung erleichtert. Eine Dokumentvorlage für LaTeX wurde von der Arbeitsgruppe Elektronisches Publizieren der Humboldt-Universität zu Berlin erstellt. Die Vorlage bindet eine Vielzahl nützlicher Pakete in das Dokument ein und schließt veraltete Pakete aus.

 Dokumentvorlage für LaTeX
(Vorlage.zip)
 Anleitung und Hilfe

Darüber hinaus wird über das Projekt DissOnline eine weitere Dokumentvorlage zur Verfügung gestellt:

 Dokumentvorlage für LaTeX
(DissOnlineLatex.zip)
 Anleitung sowie weitere Informationen
(DissOnlineLatex.pdf)

3 Archivformate

Mit der Veröffentlichung auf dem Publikationsserver übernimmt der Universitätsverlag auch die Verantwortung für eine langfristige Verfügbarkeit und Lesbarkeit der veröffentlichten digitalen Dokumente. Da Dateiformate sehr schnell altern und dann für die Allgemeinheit nicht mehr nutzbar sind, wurden Standards entwickelt, die die langfristige Lesbarkeit sicherstellen. Diese Formate basieren auf normierten Standards (PDF/A, ODF) und in der Regel auf der Auszeichnungssprache XML (eXtended Markup Language).

Langfristig wird eine Archivierung aller Dokumente auf dem Publikationsserver in einem offenen, standardisierten Dateiformat angestrebt. Sie können uns bei diesen Bemühungen unterstützen, indem Sie uns die Erstellung dieser Archivformate erleichtern oder diese bereits selbst einreichen. Dafür kommen aus heutiger Sicht folgende Formate in Frage:

3.1 PDF/A (ISO 19005-1:2005)

Seit September 2005 ist PDF/A ein stabiler, international akzeptierter ISO-Standard für die Langzeitarchivierung. Ein archivierungsfähiges PDF/A-konformes Dokument muss auf verschiedenen Computern mit unterschiedlichen Betriebssystemen und unter verschiedenen Druckumgebungen den Inhalt visuell gleich reproduzieren können. Deshalb müssen z.B. alle Schriften und Farbprofilinformationen in das Dokument eingebettet sein. Ein PDF/A-konformes Dokument erfüllt sowohl Kriterien für die layoutgetreue Bildschirm- und Druckrepräsentation als auch die für die Sicherung und Erhaltung von Informationen notwendigen Bedingungen.

Anleitungen zur Erzeugung von PDF/A-konformen PDF-Dokumenten finden Sie im  Tutorial zur PDF/A-Erstellung.

3.2 ODF (ISO/IEC 26300:2006)

(Open Document Format)

Das Open Document Format ist ein offener Standard für Dateiformate von Bürodokumenten wie Texten, Tabellendokumenten, Präsentationen, Zeichnungen, Bildern und Diagrammen. ODF zeichnet sich durch die Integration bereits bestehender Standards aus, z. B. die Unterstützung des W3C-Standards RDF, der ISO-Standards für Datums-, Zeit-, Orts- und Sprachangaben oder MathML für die Repräsentation von mathematischen Formeln und SVG für Vektorbilder.

ODF wird inzwischen von einer Vielzahl von Textverarbeitungsprogrammen unterstützt, u.a. von OpenOffice und Microsoft Office 2007 (ab SP 2).

Speichern Sie Ihr Dokument bitte als .odt-Datei ab und laden Sie die Datei zusätzlich mit den Originaldateien bei der Anmeldung auf unseren Server hoch.

3.3 DiML

(Dissertation Markup Language)

Die Dissertation Markup Language (DiML) ist ein XML-basiertes Dokumentenformat zur Archivierung Elektronischer Publikationen - speziell Dissertationen und Habilitationsschriften, das am Rechenzentrum der Humboldt-Universität zu Berlin entwickelt wurde und seit 1997 (SGML) bzw. 2003 (XML) eingesetzt wird. DiML ist ein reines Archivierungsformat, d. h. derzeitig lassen sich DiML-Dokumente nicht direkt betrachten oder drucken. Aus DiML-Dokumenten lassen sich jedoch medienneutral andere, auch künftige Präsentationsformate generieren, z. B. eine Fassung des Dokumentes in  HTML.

Eine Konvertierung in das DiML-Format kann erfolgen, wenn das Dokument mit einer Dokumentvorlage des DFG-Projektes "Dissertationen Online" ausgezeichnet wurde.

3.4 XHTML

(eXtensible Hypertext Markup Language)

Der W3C-Standard XHTML ist eine XML-basierte Auszeichnungssprache zur Strukturierung und semantischen Annotation von Inhalten wie Texten, Bildern und Hyperlinks in Dokumenten. XHTML-Dokumente müssen valide gegenüber der jeweiligen XHTML-DTD oder der standardisierten Schemadatei sein. Dokumente im Format XHTML sind sowohl optimiert für die  Darstellung im Browser bzw. für den Druck als auch für die Archivierung geeignet.

Die Arbeiten lassen sich umso korrekter in eines der aufgeführten Archivierungsformate übertragen, je besser sie strukturiert sind. Wir empfehlen Ihnen daher, mit Formatvorlagenvorlagen zu arbeiten, bevorzugt mit den innerhalb des DFG-Projektes "Dissertationen Online" entwickelten, speziell auf wissenschaftliche Abschlussarbeiten zugeschnittenen Dokumentvorlagen für Microsoft Word, LaTeX und OpenOffice.